Rajd zabytkowych pojazdów, wideobriefing prasowy na szrocie, a także spotkanie dla dziennikarzy zorganizowane… w lesie. W Profeinie kilkukrotnie mieliśmy okazję organizować lub współtworzyć wydarzenia, które zdecydowanie odbiegały od konwencji standardowej konferencji prasowej. Co zrobiliśmy, aby zwrócić na nie uwagę mediów?
W zwiększeniu zainteresowania dziennikarzy i uzyskaniu medialnego efektu “wow” najlepiej sprawdzają się rozwiązania nieszablonowe. Atrakcyjną alternatywą dla typowych konferencji prasowych są wydarzenia, których formuła nie sprowadza się do prostego schematu “pytanie-odpowiedź”, lecz bazuje na kreatywnym pomyśle agencji lub jej klienta. Event może mieć formę imprezy sportowej lub charytatywnej, odbywać się w nietypowym miejscu, a także wykorzystywać nowatorskie rozwiązania technologiczne.
W naszej agencji kilkukrotnie odpowiadaliśmy za organizację lub komunikację podobnych wydarzeń, a znalazły się wśród nich m.in.:
- charytatywny rajd pojazdów zabytkowych,
- wideobriefing prasowy nagrany na złomowisku,
- spotkanie dla dziennikarzy zorganizowane… w lesie.
Każda impreza postawiła przed nami inne wyzwania, każda wymagała też innego podejścia organizacyjnego i planu działań. W tym wpisie dzielmy się doświadczeniami, jakie zdobyliśmy podczas prac nad eventami innymi niż wszystkie.
Rajd Koguta – trzy dni, trzy wydarzenia i… długi weekend
Rajd Koguta to cykliczna impreza charytatywna, której organizatorem jest Muzeum Motoryzacji Wena w Oławie. W Profeinie mieliśmy przyjemność pracować przy siódmej edycji rajdu, odbywającej się w dniach 8-10 czerwca 2023 r. Wzięło w niej udział ponad 2600 ekip, które w zabytkowych pojazdach pokonały liczącą 530 km trasę z Oławy do Stegny. Celem wydarzenia była pomoc potrzebującym dzieciom z całej Polski.
Zaangażowanie Profeiny w Rajd Koguta było elementem współpracy agencji z samochodowymi serwisami aukcyjnymi Bidcar.pl i Poleasingowe.pl. Nasz klient wystawił kilka ekip uczestniczących w rajdzie, a także ufundował auto przeznaczone na licytację wspierającą charytatywny cel imprezy. Zadaniem agencji było opracowanie i dystrybucja informacji prasowych dotyczących rajdu oraz zaproszenie mediów i zaaranżowanie wywiadów z przedstawicielami klienta. Skala wydarzenia oraz czas jego trwania wymagały starannego zaplanowania działań komunikacyjnych i wcześniejszego przygotowania się do zmian, które mogły zajść podczas rajdu. Jak poradziliśmy sobie z tym zadaniem?
Wyzwania przed startem
Jeszcze przed rozpoczęciem Rajdu Koguta, Profeina musiała zmierzyć się z kilkoma niestandardowymi wyzwaniami. Należały do nich m.in.:
Praca z wieloma organizacjami
Komunikacja dotyczyła bezpośrednio marek Bidcar.pl i Poleasingowe.pl, ale głównym organizatorem Rajdu Koguta było Muzeum Motoryzacji Wena, a w wydarzenie zaangażowany był także Tor Poznań i Automobilklub Wielkopolski. W naszych działaniach musieliśmy uwzględnić informacje i uwagi napływające równocześnie z kilku źródeł.
Organizacja imprezy w długi weekend
Przed startem rajdu przebieg jego trasy i terminy wydarzeń towarzyszących imprezie ulegały wielu modyfikacjom. Musieliśmy być przygotowani do zmian i elastycznie reagować na każdą korektę harmonogramu.
Zmiany w agendzie wydarzenia
Rajd Koguta odbywał się w długi weekend, przypadający z okazji święta Bożego Ciała. Kontakt z mediami był w tym terminie utrudniony, w naszych działaniach musieliśmy również uwzględnić fakt, że plany redakcyjne tworzone są przy takich okazjach z wyprzedzeniem.
Wydarzenie odbywało się na trasie ponad 500 km, a uczestnicy pokonywali ją we własnym tempie na trasie rajdu
Trasa Rajdu Koguta miała ponad 530 km, a każdy pojazd jechał we własnym tempie. Samo wyruszanie z punktu startowego ponad 2 tys. pojazdów trwało kilka godzin. Dlatego wybraliśmy kluczowe trzy punkty, o których informowaliśmy i na które zapraszaliśmy media:
- Oława (8 czerwca) – start rajdu, powitanie załóg, prezentacja pojazdów;
- Poznań (8 czerwca) – próba pobicia rekordu przejazdu największej liczby pojazdów zabytkowych na torze wyścigowym;
- Stegna (10 czerwca) – wielki finał, wręczenie nagród dla zwycięzców, impreza na plaży, koncert i konkursy z nagrodami.
Zapewnienie obecności mediów w każdym z ww. miejsc wymagało wcześniejszego poinformowania redakcji i bieżącego kontaktu z lokalnymi dziennikarzami. Musieliśmy zadbać o to, aby wszyscy zainteresowani dziennikarze mogli znaleźć w odpowiednim miejscu, w odpowiednim czasie – niezależnie od nieprzewidzianych okoliczności, które mogły wpłynąć na zmianę przebiegu imprezy.
Komunikacja przed, w trakcie i po zakończeniu rajdu
Ponieważ trasa Rajdu Koguta przebiegała przez trzy województwa, pierwszym zadaniem była staranna selekcja redakcji, które mogą być zainteresowane informowaniem o wydarzeniu i jego relacjonowaniem. Nasz wybór padł na media zajmujące się nie tylko tematyką lokalną, lecz także tytuły związane z motoryzacją i sportem. Duża liczba potencjalnych odbiorców zmusiła nas również do podziału ról w zespole w taki sposób, aby poszczególne osoby uczestniczące w projekcie odpowiadały za kontakt z dziennikarzami w ściśle przypisanym regionie i terminie. Nasze działania obejmowały:
- przygotowanie 2 komunikatów prasowych z zapowiedzią wydarzenia,
- koordynację wywiadów przeprowadzanych na trasie rajdu,
- przygotowanie komunikatu prasowego z podsumowaniem imprezy.
W komunikacji połączyliśmy siły z klientem, który zaprosił na start rajdu, zaprzyjaźnionych redaktorów z lokalnych oddziałów mediów. Razem uzyskaliśmy świetne efekty.
Efekty działań
Nasze starania zaowocowały 62 publikacjami, które zapewniły dotarcie do ponad 5,4 mln odbiorców i osiągnęły 450 tys. zł AVE (szacowany ekwiwalent reklamowy). Materiały na temat Rajdu Koguta znalazły się m.in. w Radiu RMF, Radiu Zet, Radiu Wrocław, Gazecie Wrocławskiej, Telewizji WTK, Dzienniku Bałtyckim, Portalu Pomorza i serwisie Zawsze Pomorze. Reprezentancji marki Poleasingowe.pl i Bidcar.pl wypowiadali się m.in. w TVN24 i TVP Wrocław.
Spotkanie prasowe o sztucznej inteligencji… w lesie
Możliwości sztucznej inteligencji odkryło wiele branż, w tym korzystają z niej również leśnicy, którzy dzięki AI mogą łatwiej dbać o ochronę lasów. Jest to możliwe dzięki rozwiązaniom z zakresu leśnictwa precyzyjnego. Wsparcie organizacji spotkania prasowego na ten temat Profeina realizowała w ramach współpracy z IDEAS NCBR – ośrodkiem badawczo-rozwojowym w obszarze sztucznej inteligencji.
Czym jest leśnictwo precyzyjne?
Powodem do spotkania z dziennikarzami były badania realizowane w IDEAS NCBR przez zespół badawczy, którego liderem jest prof. Krzysztof Stereńczak. Zajmuje się on wdrażaniem rozwiązań z obszaru leśnictwa precyzyjnego, które wykorzystuje dane teledetekcyjne do wykrywania i opisywania drzew. Badacze pracują nad narzędziem AI, które pozwoli mierzyć cechy i jakość pojedynczych drzew. Zebrane dane będzie można integrować dla określonego obszaru, np. lasu czy parku, w celu ochrony przyrody i zarządzania lasami.
Naukowcy opracowują również metody, które pozwolą precyzyjnie mierzyć cechy biometryczne drzew i rozpoznawać gatunki. To z kolei przełoży się na automatyzację wielu czynności wykonywanych w trakcie pomiarów terenowych. Wyniki mają być integrowane automatycznie z systemami, z których korzystają już leśnicy. Sztuczna inteligencja – poprzez analizę danych zebranych przy użyciu teledetekcji bliskiego zasięgu – pozwoli też np. przewidzieć zmianę stanu zdrowia konkretnego drzewa.
Dlaczego w lesie?
By pokazać pełnię możliwości leśnictwa precyzyjnego, spotkanie musiało odbyć się… w lesie. Pamiętając, że osoby zainteresowane przybyciem na wydarzenie mogą dysponować ograniczonym czasem, zdecydowano o zorganizowaniu wydarzenia relatywnie blisko centrum Warszawy – dziennikarze zostali zaproszeni do Instytutu Badawczego Leśnictwa w Sękocinie. Część zdecydowała się przybyć własnym pojazdem, inni skorzystali z transportu zorganizowanego przez IDEAS NCBR – busa, który w niewiele ponad 20 minut przewiózł przedstawicieli mediów na miejsce.
Najważniejszą częścią wydarzenia “AI a lasy i ochrona środowiska” było spotkanie z ekspertami: dr. hab. Krzysztofem Stereńczakiem, prof. IBL z IDEAS NCBR oraz dr. inż. Markiem Ksepko, dyr. Oddziału Biura Urządzania Lasu i Geodezji Leśnej w Białymstoku. Bezpośrednio po wystąpieniach uczestnicy wraz z ekspertami wybrali się do lasu, by dowiedzieć się, z jakich narzędzi leśnicy korzystali w przeszłości, a jakie mają do dyspozycji aktualnie. Część z nich uczestnicy wydarzenia mogli sami przetestować.
Przed wydarzeniem byliśmy w stałym kontakcie z dziennikarzami, z którymi wspólnie wybraliśmy się do Sękocina.
Komunikacja przed i po wydarzeniu
Zapraszając dziennikarzy, ze względu na zakres tematyczny, skontaktowaliśmy się nie tylko z mediami technologicznymi, ale także edukacyjnymi, gospodarczymi i zajmującymi się ochroną środowiska.
Działania Profeiny w ramach wydarzenia obejmowały:
- zaproszenie i bieżący kontakt z dziennikarzami,
- dopracowanie scenariusza spotkania prasowego,
- przygotowanie informacji prasowej na temat wydarzenia i dystrybucja materiału,
- aranżowanie dodatkowych wypowiedzi, wywiadów związanych z tematyką leśnictwa precyzyjnego.
Efekty działań
W spotkaniu uczestniczyło kilkunastu dziennikarzy, nie tylko zajmujących się tematyką AI i nowych technologii, ale także gospodarką czy ekologią. Działania związane z wydarzeniem sprawiły, że w mediach pojawiło się kilkadziesiąt publikacji na temat leśnictwa precyzyjnego (m.in. w: 300gospodarka.pl, Forum Akademickie, Bankier, Polskie Radio, lokalnych mediach). Część publikacji pojawiło się w następstwie opublikowania notki prasowej z wydarzenia przez PAP (m.in. Wp.pl, Interia, Onet).
Briefing bez ściemy i bez napinki, bo online
We wrześniu 2022 roku została uruchomiona platforma aukcyjna samochodów używanych Bidcar.pl. Naszym zadaniem było poinformowanie mediów o nowym graczu na rynku. Chcieliśmy zorganizować spotkanie z dziennikarzami, ale zależało nam na tym, by charakter wydarzenia był spójny z archetypem marki Bidcar – buntowniczy, bez ściemy i bez napinki. Wprowadzający nową jakość do skostniałej branży zdominowanej przez ukrywających wady handlarzy i niedoświadczonych kupujących.
Wyzwanie
Chcieliśmy zorganizować spotkanie przedstawicieli marki z dziennikarzami motoryzacyjnymi i technologicznymi. Ci pierwsi znajdowali się na Dolnym Śląsku, ci drudzy – jako częściowo pracownicy zdalni, byli rozsiani po całej Polsce. Zdecydowaliśmy się zatem na wydarzenie online.
Ale… dobrze wiemy, że trudno utrzymać uwagę i dynamikę podczas spotkania online. Dlatego briefing został nagrany w formie wideo, na którym twórcy Bidcar przedstawili platformę oraz swoją opinię o sytuacji na rynku samochodów używanych.
Realizacja
Dopracowaliśmy scenariusz nagrania, które uwzględniało tradycyjne elementy briefingu – przedstawienie zespołu oraz zasad działania platformy. Wypowiedzi założycieli, dosadnie określające niezgodę na patologie obecne na rynku samochodów używanych, zostały nagrane na złomowisku – sami wypowiadający się chodzą między zezłomowanymi pojazdami, siedzą na nich lub stoją na ich dachach. Całość nagrania trwa zaledwie 11 minut, a wszystkie informacje podane są wprost i zwięźle.
Druga część nagrania to szybkie Q&A z założycielami, którzy odpowiadają na wymyślone przez nas, często dociekliwe pytania, które prawdopodobnie padłyby na spotkaniu na żywo.
Dziennikarzom daliśmy również możliwość rozmowy z osobami z Bidcar osobiście – dwóch reprezentantów marki przyjechało do Warszawy w podanym wcześniej terminie BidCamperem. Podjeżdżali oni o obrandowanym camperem pod redakcję, byli również skłonni podwieźć dziennikarza podczas wywiadu w pojeździe.
Efekty
11-minutowe nagranie zostało umieszczone na kanale na YouTubie, link do niego wysłaliśmy wybranym dziennikarzom. Nagranie nie jest publiczne, a i tak doczekało się ponad 50 wyświetleń.
W ciągu pierwszych dni po debiucie uzyskaliśmy ponad 20 publikacji o platformie, w tym w kluczowych serwisach motoryzacyjnych i technologicznych, m.in. Moto.pl, Autokult.pl, Antyweb.pl, Chip.pl.
