Organizing the final of an EU accelerator: how we deliver an international PR event

PR activities across 42 countries and over 165 publications in local, pan-European, and global media. How did we achieve such results in three and a half months while communicating the grand finale of an EU startup program?

EIT Jumpstarter is a European Union-funded accelerator whose goal is to stimulate innovation and entrepreneurship in Central and Eastern Europe. It is a program for startups at the earliest stage of development.

During the grand finale, which took place in Kraków in 2022 and which we had the opportunity to co-create, teams from the healthcare, agri-food, raw materials, energy, urban mobility, manufacturing, and sustainable living sectors presented their business ideas. The six best startups in each category competed for a prize of 10,000 euros.

Step one – organizing the work

The PR part of the project, carried out by Profeina, included marketing and communication activities, including:

announcing the results of this year’s EIT Jumpstarter edition, bearing in mind that the grand finale is also an important element in recruiting teams for future accelerator editions and engaging the startup community;
supporting the recruitment of event participants (audience, attendees) and building an engaged community around the competition before, during, and after the event;
building overall awareness of the EIT Jumpstarter program as one of the most important accelerators for early-stage European innovators.

Here is our guide on how to run international event PR – using the example of the EIT Jumpstarter grand finale.

We also recommend the extended, English-language version of this case study.

In the case of every project, it is worth starting by structuring proper work organization. First, we divided the tasks into three main stages: the planning and preparation period before the event, the event day, and the post-finale wrap-up period. We described these stages in detail in a comprehensive communication plan with clearly defined deadlines and task allocation. At the same time, we also created a virtual cloud space for all event-related documents and established weekly meetings with the organizers and the event agency responsible for the logistics.

Step two – media relations

With the tasks organized, we began their execution by searching for media contacts – we reviewed local and pan-European media that could be interested in cooperating with our client on a media partnership basis or that would want to send their journalist to the event organized by EIT Jumpstarter.

After preparing a list of suitable media and having it approved by the organizers, we began contacting the selected editorial teams and/or journalists.

One of the challenges that emerged at this stage of the project was the number of events, conferences, and startup accelerators taking place in the autumn – at a time close to the event we were promoting. As a result, media in the startup and investment sector do not have the capacity to attend all of them. Faced with this challenge, we decided to allocate additional budget to paid media partnerships and, in doing so, secure at least some publications before and after the event.

Step three – cooperation with foreign agencies

Na pierwszych etapach projektu otrzymaliśmy listę państw – wciąż mogącą się zmienić – których reprezentanci mogą uczestniczyć w wielkim finale EIT Jumpstarter. Do każdego z krajów przypisaliśmy agencję partnerską Enterie (międzynarodowej sieci agencji PR, której jesteśmy częścią), która mogłaby lokalnie wesprzeć nas w wysyłce informacji prasowej po wydarzeniu. Kontaktując się z agencjami na tak wczesnym etapie projektu, upewniliśmy się, że możemy liczyć na ich usługi – tłumaczenie angielskiego komunikatu, jego “lokalizację” (dopasowanie i zredagowanie w sposób atrakcyjny dla danego rynku) oraz wysyłkę w dniu wydarzenia lub, maksymalnie, dzień później.Ze względu na złożoność projektu, skontaktowaliśmy się także z europejskimi agencjami prasowymi na każdym z rynków, aby mieć dodatkową możliwość dystrybucji wiadomości prasowej z informacją o zwycięzcach akceleratora.

Krok czwarty – aranżacja publikacji

Jednym z zadań naszej części projektu było zaaranżowanie publikacji poprzedzającej wydarzenie na temat samego akceleratora oraz startupów na wczesnym etapie rozwoju.

Analizując grupę docelową, do której chcieliśmy dotrzeć, postanowiliśmy skontaktować się z ogólnoeuropejskim portalem EU-Startups, który chętnie zgodził się na publikację. Jako formę tekstu wybraliśmy wywiad – przygotowaliśmy więc listę pytań, a następnie przeprowadziliśmy rozmowę z ówczesną dyrektorką EIT Community, Dorą Marosvolgyi. Zredagowany i zautoryzowany wywiad udało nam się opublikować niecały miesiąc przed wydarzeniem.

Do współpracy na zasadzie partnerstwa medialnego udało nam się także zaprosić MamStartup.pl – czołowe medium startupowe w Polsce, a także W-Insights – angielskojęzyczny portal skupiający się na kobietach w biznesie.

Z naszego punktu widzenia, za kluczowe uznaliśmy, by publikacja – mimo że już zapewniona – była ciekawa dla odbiorców danego medium. Długie, marketingowe artykuły niekoniecznie się sprawdzają, dlatego zadbaliśmy o obiektywizm. Sprawdziła się także forma tekstu i historia sukcesu poprzednich laureatów akceleratora. Dobrym pomysłem było też przedstawienie ludzi stojących za projektem, a nie tylko organizacji.

Krok piąty – przygotowanie informacji prasowej

W ciągu ostatnich dwóch tygodni przed wydarzeniem, znając już startupy, które zakwalifikowały się do finału, przygotowaliśmy szkic informacji prasowej do opublikowania po wydarzeniu – najpierw w języku angielskim, a następnie, po zatwierdzeniu tekstu przez organizatorów, w językach narodowych. Na ten moment w komunikacie brakowało jedynie informacji o zwycięzcach, które miały zostać dodane zaraz po ogłoszeniu nagród na ceremonii kończącej wydarzenie.

Na tym etapie udostępniliśmy także opisy projektów zakwalifikowanych do wielkiego finału oraz zdjęcia prelegentów agencjom partnerskim w krajach, z których pochodzili finaliści. Dzięki temu mogli oni przystosować odpowiednie części komunikatu do lokalnego odbiorcy.

Jednocześnie stworzyliśmy listy mediów, do których komunikat miał zostać wysłany – zarówno lokalnie, jak i międzynarodowo.

Krok szósty – zadbaj o dziennikarzy

Na kilka tygodni przed wydarzeniem sfinalizowaliśmy rezerwacje dla zaproszonych dziennikarzy – kupiliśmy bilety na wybrany przez nich środek transportu oraz zadbaliśmy o to, by mogli przenocować w hotelu, który znajdowałby się blisko miejsca wydarzenia. Z odpowiednim wyprzedzeniem wysłaliśmy dziennikarzom także infopack z programem wydarzenia, informacjami o finalistach i szczegółami logistycznymi.

Zaczęliśmy też umawiać wywiady dla zaproszonych dziennikarzy. Po przekazaniu im listy uczestników, niektórzy z dziennikarzy wybrali finalistów, z którymi chcieliby przeprowadzić wywiad. W ten sposób powstawały pogłębione teksty, takie jak chociażby ten czy ten.

Krok siódmy – wielki finał, wielki dzień

Szósta edycja wielkiego finału EIT Jumpstarter zgromadziła ponad 150 uczestników – założycieli startupów, innowatorów, ekspertów i członków EIT Community. Podczas jednodniowego wydarzenia, które zostało zorganizowane w Krakowie (w modelu hybrydowym), finaliści z siedmiu różnych kategorii prezentowali swoje pomysły przed członkami jury.

Wielki finał, oprócz prezentacji startupów, obejmował dodatkowe wystąpienia, sesje networkingowe oraz kolację – wszystko to zostało zwieńczone ceremonią, podczas której przyznano nagrody w każdej z siedmiu kategorii oraz wyłoniono zwycięzców czterech kategorii specjalnych.

Ostateczna wersja informacji prasowej została dopracowana wieczorem, zaraz po ogłoszeniu zwycięzców. Wersja w języku angielskim i polskim była gotowa około godziny 22 w dniu wydarzenia.

Warto pamiętać, że news jest newsem tylko przez około 24-48 godzin po konkretnym wydarzeniu. Praca nad komunikatem dzień po wydarzeniu, uzyskanie akceptacji następnego dnia i w końcu rozesłanie informacji do mediów sprawiłoby, że straciłaby na wartości i mogłaby nie zdobyć żadnych publikacji.

Tego samego dnia komunikat wysłaliśmy do naszych agencji partnerskich w krajach, z których pochodzą zwycięzcy oraz do europejskich agencji informacyjnych. Następnego dnia rano, informację przekazaliśmy lokalnym oraz ogólnoeuropejskim mediom.

Wierzymy, że współpracując z lokalnymi zespołami PR warto korzystać z wiarygodnych partnerów, takich jak chociażby ci zrzeszeni w sieci Enterie, która obejmuje swoim zasięgiem większość Europy i oferuje usługę dystrybucji pojedynczych informacji prasowych. Praca z lokalnym zespołem daje możliwość konsultowania działań (do każdej wysyłki przypisany jest konsultant), ustalenia i oceny KPI, lokalizacji informacji prasowej, oraz jej tłumaczenia. Koniec końców to lokalne zespoły rozsyłają komunikat do lokalnych dziennikarzy, z którymi już zbudowali relacje.

Lokalni dziennikarze najchętniej publikują zlokalizowane informacje prasowe – nie tylko profesjonalnie przetłumaczone, ale także zawierające treści odnoszące się do ich kraju – w tym przypadku zwycięzców. W zlokalizowanej wersji można wyjaśnić, dlaczego dany temat jest ważny w tym konkretnym kraju, dodać cytaty lokalnych zespołów oraz ich zdjęcia.

Krok ósmy – wyniki

W okresie naszej współpracy, informacja o wielkim finale EIT Jumpstartera została wspomniana co najmniej 165 razy w mediach lokalnych, europejskich i światowych, w tym w:

42 krajach i regionach, do których wysłaliśmy komunikat podsumowujący wydarzenie: Albania, Austria, Białoruś, Belgia, Bośnia i Hercegowina, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Czechy, Dania, Estonia, Wyspy Owcze, Finlandia, Francja, Grecja, Grenlandia, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Islandia, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Macedonia, Malta, Mołdawia, Czarnogóra, Niemcy, Norwegia, Polska, Portugalia, Rumunia, Rosja, Serbia, Słowacja, Słowenia, Szwajcaria, Szwecja, Turcja, Węgry, Wielka Brytania, oraz Włochy.
mediach ogólnoeuropejskich oraz globalnych, m.in.: EU-Startups, W-Insight, Yahoo Finance, Euractiv;
lokalnych mediach tier-one: Forbes (ES), Puls Biznesu (PL), Ekonomist (TR), Money (IT), Dnevnik (SI).

Łączna liczba odbiorców, do których udało nam się dotrzeć, szacowana jest na 118,5 mln.