Działania PR-owe w 42 krajach oraz ponad 165 publikacji w mediach lokalnych, ogólnoeuropejskich oraz globalnych. Jak w trzy i pół miesiąca osiągnęliśmy takie wyniki komunikując wielki finał unijnego programu dla startupów?

EIT Jumpstarter to finansowany przez Unię Europejską akcelerator, którego celem jest pobudzenie innowacji i przedsiębiorczości w Europie Środkowo-Wschodniej. To program dla start-upów na najwcześniejszym etapie rozwoju.

Podczas wielkiego finału, który w 2022 roku miał miejsce w Krakowie i który mieliśmy okazję współtworzyć, zespoły z sektorów healthcare, agri-food, raw materials, energy, urban mobility, manufacturing oraz sustainable living prezentowały swoje pomysły biznesowe. Sześć najlepszych start-upów w każdej z kategorii walczyło o nagrodę w wysokości 10 000 euro.

Część PR-owa projektu, której wykonaniem zajęła się Profeina, obejmowała działaniamarketingowe i komunikacyjne, w tym:

ogłoszenie wyników tegorocznej edycji EIT Jumpstartera, mając na uwadze, że wielki finał jest również ważnym elementem rekrutacji zespołów do przyszłych edycji akceleratora i angażowania społeczności startupowej;
wspieranie rekrutacji uczestników wydarzenia (widzów, uczestników) oraz budowanie zaangażowanej społeczności wokół konkursu przed, w trakcie i po wydarzeniu;
budowanie ogólnej rozpoznawalności programu EIT Jumpstarter jako jednego z najważniejszych akceleratorów dla europejskich innowatorów na wczesnym etapie rozwoju.

Oto nasz przewodnik po tym, jak – na przykładzie wielkiego finału EIT Jumpstartera – robić międzynarodowy event PR.

Polecamy rozszerzoną, anglojęzyczną wersję tego case study.

Krok pierwszy – organizacja pracy

W przypadku każdego projektu warto zacząć od ustrukturyzowania odpowiedniej organizacji pracy. W pierwszej kolejności podzieliliśmy więc zadania na trzy główne etapy: okres planowania i przygotowań przed wydarzeniem, dzień wydarzenia oraz okres podsumowujący finał. Etapy te precyzyjnie opisaliśmy w kompleksowym planie komunikacyjnym ze ściśle określonymi terminami i podziałem zadań. W tym samym czasie stworzyliśmy także wirtualną przestrzeń w chmurze na wszelkie dokumenty związane z wydarzeniem oraz ustaliliśmy cotygodniowe spotkania z organizatorami i agencją eventową odpowiedzialną za część logistyczną.

Krok drugi – media relations

Mając uporządkowane zadania, ich realizację zaczęliśmy od poszukiwań kontaktów z mediami – przeglądnęliśmy lokalne i ogólnoeuropejskie media, które mogłyby być zainteresowane współpracą z naszym klientem na zasadach partnerstwa medialnego lub też chciałyby wysłać swojego dziennikarza na organizowane przez EIT Jumpstarter wydarzenie.

Po przygotowaniu listy odpowiednich mediów i zaakceptowaniu jej przez organizatorów, zaczęliśmy kontaktować się z wybranymi redakcjami i/lub dziennikarzami.

Jednym z wyzwań, jakie pojawiły się na tym etapie projektu, była ilość wydarzeń, konferencji i akceleratorów dla startupów, które mają miejsce jesienią – w terminie zbliżonym do promowanego przez nas wydarzenia. Co się z tym wiąże, media z sektora startupowo-inwestycyjnego nie mają możliwości uczestniczyć we wszystkich z nich. W obliczu tego problemu postanowiliśmy zaangażować dodatkowy budżet i przeznaczyć go na płatne partnerstwa z mediami i, dzięki temu, zagwarantować przynajmniej niektóre publikacje przed i po wydarzeniu.

Zobacz także: 7 sposobów, jak wypromować wydarzenie

Krok trzeci – współpraca z zagranicznymi agencjami

Na pierwszych etapach projektu otrzymaliśmy listę państw – wciąż mogącą się zmienić – których reprezentanci mogą uczestniczyć w wielkim finale EIT Jumpstarter. Do każdego z krajów przypisaliśmy agencję partnerską Enterie (międzynarodowej sieci agencji PR, której jesteśmy częścią), która mogłaby lokalnie wesprzeć nas w wysyłce informacji prasowej po wydarzeniu. Kontaktując się z agencjami na tak wczesnym etapie projektu, upewniliśmy się, że możemy liczyć na ich usługi – tłumaczenie angielskiego komunikatu, jego “lokalizację” (dopasowanie i zredagowanie w sposób atrakcyjny dla danego rynku) oraz wysyłkę w dniu wydarzenia lub, maksymalnie, dzień później.

Ze względu na złożoność projektu, skontaktowaliśmy się także z europejskimi agencjami prasowymi na każdym z rynków, aby mieć dodatkową możliwość dystrybucji wiadomości prasowej z informacją o zwycięzcach akceleratora.

Zobacz także: Jak wysłać komunikat prasowy za granicą

Krok czwarty – aranżacja publikacji

Jednym z zadań naszej części projektu było zaaranżowanie publikacji poprzedzającej wydarzenie na temat samego akceleratora oraz startupów na wczesnym etapie rozwoju.

Analizując grupę docelową, do której chcieliśmy dotrzeć, postanowiliśmy skontaktować się z ogólnoeuropejskim portalem EU-Startups, który chętnie zgodził się na publikację. Jako formę tekstu wybraliśmy wywiad – przygotowaliśmy więc listę pytań, a następnie przeprowadziliśmy rozmowę z ówczesną dyrektorką EIT Community, Dorą Marosvolgyi. Zredagowany i zautoryzowany wywiad udało nam się opublikować niecały miesiąc przed wydarzeniem.

Do współpracy na zasadzie partnerstwa medialnego udało nam się także zaprosić MamStartup.pl – czołowe medium startupowe w Polsce, a także W-Insights – angielskojęzyczny portal skupiający się na kobietach w biznesie.

Z naszego punktu widzenia, za kluczowe uznaliśmy, by publikacja – mimo że już zapewniona – była ciekawa dla odbiorców danego medium. Długie, marketingowe artykuły niekoniecznie się sprawdzają, dlatego zadbaliśmy o obiektywizm. Sprawdziła się także forma tekstu i historia sukcesu poprzednich laureatów akceleratora. Dobrym pomysłem było też przedstawienie ludzi stojących za projektem, a nie tylko organizacji.

Krok piąty – przygotowanie informacji prasowej

W ciągu ostatnich dwóch tygodni przed wydarzeniem, znając już startupy, które zakwalifikowały się do finału, przygotowaliśmy szkic informacji prasowej do opublikowania po wydarzeniu – najpierw w języku angielskim, a następnie, po zatwierdzeniu tekstu przez organizatorów, w językach narodowych. Na ten moment w komunikacie brakowało jedynie informacji o zwycięzcach, które miały zostać dodane zaraz po ogłoszeniu nagród na ceremonii kończącej wydarzenie.

Na tym etapie udostępniliśmy także opisy projektów zakwalifikowanych do wielkiego finału oraz zdjęcia prelegentów agencjom partnerskim w krajach, z których pochodzili finaliści. Dzięki temu mogli oni przystosować odpowiednie części komunikatu do lokalnego odbiorcy.

Jednocześnie stworzyliśmy listy mediów, do których komunikat miał zostać wysłany – zarówno lokalnie, jak i międzynarodowo.

Krok szósty – zadbaj o dziennikarzy

Na kilka tygodni przed wydarzeniem sfinalizowaliśmy rezerwacje dla zaproszonych dziennikarzy – kupiliśmy bilety na wybrany przez nich środek transportu oraz zadbaliśmy o to, by mogli przenocować w hotelu, który znajdowałby się blisko miejsca wydarzenia. Z odpowiednim wyprzedzeniem wysłaliśmy dziennikarzom także infopack z programem wydarzenia, informacjami o finalistach i szczegółami logistycznymi.

Zaczęliśmy też umawiać wywiady dla zaproszonych dziennikarzy. Po przekazaniu im listy uczestników, niektórzy z dziennikarzy wybrali finalistów, z którymi chcieliby przeprowadzić wywiad. W ten sposób powstawały pogłębione teksty, takie jak chociażby ten czy ten.

Krok siódmy – wielki finał, wielki dzień

Szósta edycja wielkiego finału EIT Jumpstarter zgromadziła ponad 150 uczestników – założycieli startupów, innowatorów, ekspertów i członków EIT Community. Podczas jednodniowego wydarzenia, które zostało zorganizowane w Krakowie (w modelu hybrydowym), finaliści z siedmiu różnych kategorii prezentowali swoje pomysły przed członkami jury.

Wielki finał, oprócz prezentacji startupów, obejmował dodatkowe wystąpienia, sesje networkingowe oraz kolację – wszystko to zostało zwieńczone ceremonią, podczas której przyznano nagrody w każdej z siedmiu kategorii oraz wyłoniono zwycięzców czterech kategorii specjalnych.

Ostateczna wersja informacji prasowej została dopracowana wieczorem, zaraz po ogłoszeniu zwycięzców. Wersja w języku angielskim i polskim była gotowa około godziny 22 w dniu wydarzenia.

Warto pamiętać, że news jest newsem tylko przez około 24-48 godzin po konkretnym wydarzeniu. Praca nad komunikatem dzień po wydarzeniu, uzyskanie akceptacji następnego dnia i w końcu rozesłanie informacji do mediów sprawiłoby, że straciłaby na wartości i mogłaby nie zdobyć żadnych publikacji.

Tego samego dnia komunikat wysłaliśmy do naszych agencji partnerskich w krajach, z których pochodzą zwycięzcy oraz do europejskich agencji informacyjnych. Następnego dnia rano, informację przekazaliśmy lokalnym oraz ogólnoeuropejskim mediom.

Wierzymy, że współpracując z lokalnymi zespołami PR warto korzystać z wiarygodnych partnerów, takich jak chociażby ci zrzeszeni w sieci Enterie, która obejmuje swoim zasięgiem większość Europy i oferuje usługę dystrybucji pojedynczych informacji prasowych. Praca z lokalnym zespołem daje możliwość konsultowania działań (do każdej wysyłki przypisany jest konsultant), ustalenia i oceny KPI, lokalizacji informacji prasowej, oraz jej tłumaczenia. Koniec końców to lokalne zespoły rozsyłają komunikat do lokalnych dziennikarzy, z którymi już zbudowali relacje.

Lokalni dziennikarze najchętniej publikują zlokalizowane informacje prasowe – nie tylko profesjonalnie przetłumaczone, ale także zawierające treści odnoszące się do ich kraju – w tym przypadku zwycięzców. W zlokalizowanej wersji można wyjaśnić, dlaczego dany temat jest ważny w tym konkretnym kraju, dodać cytaty lokalnych zespołów oraz ich zdjęcia.

Krok ósmy – wyniki

W okresie naszej współpracy, informacja o wielkim finale EIT Jumpstartera została wspomniana co najmniej 165 razy w mediach lokalnych, europejskich i światowych, w tym w:

42 krajach i regionach, do których wysłaliśmy komunikat podsumowujący wydarzenie: Albania, Austria, Białoruś, Belgia, Bośnia i Hercegowina, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Czechy, Dania, Estonia, Wyspy Owcze, Finlandia, Francja, Grecja, Grenlandia, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Islandia, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Macedonia, Malta, Mołdawia, Czarnogóra, Niemcy, Norwegia, Polska, Portugalia, Rumunia, Rosja, Serbia, Słowacja, Słowenia, Szwajcaria, Szwecja, Turcja, Węgry, Wielka Brytania, oraz Włochy.
mediach ogólnoeuropejskich oraz globalnych, m.in.: EU-Startups, W-Insight, Yahoo Finance, Euractiv;
lokalnych mediach tier-one: Forbes (ES), Puls Biznesu (PL), Ekonomist (TR), Money (IT), Dnevnik (SI).

Łączna liczba odbiorców, do których udało nam się dotrzeć, szacowana jest na 118,5 mln.